Privacy
Privacy Reglement
0. Inleiding
De Historische Kring Baerne (geregistreerd als vereniging bij de Kamer van Koophandel onder
nummer 40506169) maakt gebruik van persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Algemene Verordening
Gegevensbescherming. Om de privacy van onze leden te beschermen hebben wij ons privacybeleid
vastgelegd in dit document. Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Historische
Kring Baerne (hierna: HKB) verwerkt van haar leden (hierna: betrokkenen).
Indien betrokkene lid wordt van de HKB of om andere redenen persoonsgegevens aan de HKB
verstrekt, geeft betrokkene uitdrukkelijk toestemming om zijn of haar persoonsgegevens in lijn met
dit privacybeleid te verwerken.
1. Verantwoordelijke
1.1 Het bestuur van de HKB is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens.
1.2 De registratie van de persoonsgegevens vindt onder verantwoordelijkheid van het bestuur plaats
door de ledenadministrateur.
2. Persoonsgegevens: verwerking en doel.
2.1 Van elk lid worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a) lidnummer;
b) de aanheftitel (onder andere heer, mevrouw, familie e.d.);
c) naam (voorletters, evt. tussenvoegsel en achternaam);
d) adres (straatnaam, huisnummer (met evt. toevoeging), postcode en woonplaats);
e) telefoonnummer(s), voor zover verstrekt;
f) e-mailadres,
g) categorie lidmaatschap (betalend lid, gratis lid of adverteerder);
h) betaling contributie (datum betaling en bedrag);
i) wijknummer (t.b.v. de bezorging van het tijdschrift Baerne).
2.2 De persoonsgegevens worden geheel of gedeeltelijk gebruikt voor de volgende doeleinden:
a) om betrokkenen als lid te registreren,
b) om de betaling van de contributie te administreren en bij niet tijdige betaling aan te
manen;
c) d) e) voor verzending van nieuwsbrieven en andere mededelingen;
voor verzending van het tijdschrift Baerne;
afmelden voor de Nieuwsbrieven is te allen tijde mogelijk.
3.Toegang tot de gegevens
3.1 De ledenadministratie wordt gevoerd in een online administratie pakket. Uitsluitend de
ledenadministrateur is bevoegd wijzigingen in de ledenadministratie aan te brengen op grond van
informatie ontvangen van betrokkenen.
3.2 Bepaalde bestuursleden hebben toegang (uitsluitend leesrechten) tot de ledenadministratie en
kunnen de gegevens inzien of downloaden voor bepaalde doeleinden. Dit bestand wordt onmiddellijk
na gebruik vernietigd.
3.3 De ledenadministrateur verstrekt jaarlijks in oktober de persoonsgegevens van de vrijwilligers aan
de coördinatoren van de werkgroepen van de HKB in de vorm van een Excelbestand met het verzoek
om eventuele mutaties te verwerken. De coördinatoren vernietigen dit bestand na afloop van het
betrokken jaar.3.4 De ledenadministrateur verstrekt zo vaak als een nieuwsbrief verschijnt de e-mailadressen aan de
coördinator communicatie van de HKB in de vorm van een Excelbestand. Deze vernietigt na
verzending van de nieuwsbrief dit bestand
3.5 De ledenadministrateur verstrekt viermaal per jaar de persoonsgegevens, zoals genoemd in artikel
2.1 onder de letters b, c, d en i, aan de drukkerij ten behoeve van de verzending aan betrokkenen van
het tijdschrift Baerne. Met de drukkerij is een verwerkingsovereenkomst afgesloten.
4. Bewaartermijnen
De HKB verwerkt en bewaart de persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap van
betrokkenen. Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens maximaal nog één jaar
bewaard. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
5. Beveiligingsmaatregelen
5.1 De toegang tot het online administratie pakket is beveiligd door middel van een wachtwoord. Dit
wachtwoord wordt minimaal vier keer per jaar gewijzigd.
5.2 De persoonsgegevens worden nooit aan derden verstrekt voor wat voor doeleind dan ook. Een
uitzondering hierop is ingevolge artikel 3.5 de drukkerij, waarmee een verwerkingsovereenkomst is
afgesloten.
6. Inzagerecht, verwijdering, vragen en klachten
6.1 Bij de ledenadministrateur (ledenadministratie @historischekringbaerne.nl) kan betrokkene een
verzoek indienen om zijn of haar persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te
verwijderen. Ingeval van verwijdering eindigt automatisch het lidmaatschap van de HKB.
6.2 Betrokkene wordt over een verzoek, zoals bedoeld in artikel 6.1, binnen een maand na ontvangst
geïnformeerd.
6.3 Indien betrokkene bezwaar wil maken of klachten heeft over de verwerking van zijn of haar
persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met de secretaris van het bestuur
(
6.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over het privacybeleid van de HKB kunnen worden
gericht aan de secretaris van de HKB (
7.Procedure melden datalekken
7.1 Er is sprake van een datalek als door toedoen van een bestuurslid of vrijwilliger van de HKB, dan
wel door de verwerker, zoals vermeld in de artikelen 3.5 en 5.4, persoonsgegevens in handen vallen
van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.
7.2 Een datalek moet worden gemeld bij de voorzitter en de secretaris van het bestuur.
7.3 Het bestuur brengt in kaart welke persoonsgegevens zijn gelekt en wat de gevolgen voor de
betrokkenen zijn.
7.4 Vervolgens wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De melding omvat in
ieder geval:
a) de aard van de inbreuk;
b) de namen van de personen waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen;
c) een beschrijving van de geconstateerde en vermoedelijke gevolgen van de inbreuk;
d) de genomen of te nemen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te
beperken;
e) de melding wordt zo spoedig mogelijk door de secretaris, dan wel de voorzitter van de HKB
gedaan.
8. Bekendmaking en wijzigingen
8.1 Het privacybeleid van de HKB wordt via de website van de vereniging bekend gemaakt.
8.2 Wijzigingen in het privacybeleid van de HKB worden eveneens via de website van de vereniging
bekend gemaakt.
Aldus vastgesteld op 25–11-2024.
