Privacy

 

PROTOCOL PRIVACYBELEID HISTORISCHE KRING BAERNE

 

0.         Inleiding

De Historische Kring Baerne (geregistreerd als vereniging bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40506169) maakt gebruik van persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Om de privacy van onze leden te beschermen hebben wij ons privacybeleid vastgelegd in dit document. Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Historische Kring Baerne (hierna: HKB) verwerkt van haar leden (hierna: betrokkenen).

 

Indien betrokkene bij aanvang van het lidmaatschap of om andere redenen persoonsgegevens aan de HKB verstrekt, geeft betrokkene uitdrukkelijk toestemming om zijn of haar persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken.

 

1.         Verantwoordelijke

1.1       Het dagelijks bestuur (hierna: DB) van de HKB (voorzitter, secretaris en penningmeester) is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens.

1.2       De registratie van de persoonsgegevens vindt onder verantwoordelijkheid van het DB plaats door de ledenadministrateur.

 

2.         Persoonsgegevens: verwerking en doel.

2.1       Van elk lid worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

            a) lidnummer;

            b) de aanheftitel (onder andere heer, mevrouw, familie e.d.);

            c) naam (voorletters, evt. tussenvoegsel en achternaam);

            d) adres (straatnaam, huisnummer (met evt. toevoeging), postcode en woonplaats);

            e) telefoonnummer(s), voor zover verstrekt;

            f) e-mailadres, voor zover betrokkene heeft aangegeven de nieuwsbrief te willen ontvangen;

            g) categorie lidmaatschap (betalend lid, gratis lid, erelid of adverteerder);

            h) betaling contributie (datum betaling en bedrag);

            i) wijknummer (t.b.v. de bezorging van het tijdschrift Baerne).

2.2       De persoonsgegevens worden geheel of gedeeltelijk gebruikt voor de volgende doeleinden:

a) om betrokkenen als lid te registreren,

b) om de betaling van de contributie te administreren en bij niet tijdige betaling aan te manen;

c) voor verzending van nieuwsbrieven; indien betrokkene geen nieuwsbrieven wenst dan wordt geen e-mailadres geregistreerd; afmelden voor de nieuwsbrieven is te allen tijde mogelijk;

d) voor verzending van het tijdschrift Baerne;

e) in voorkomende gevallen uitnodigingen voor specifieke activiteiten.

 

3.         Toegang tot de gegevens

3.1       De ledenadministrateur verstrekt jaarlijks op 1 januari de persoonsgegevens van betrokkenen aan de leden van het DB in de vorm van een Excelbestand. De DB-leden vernietigen dit bestand na afloop van het betrokken jaar.

3.2       De ledenadministrateur verstrekt jaarlijks op 1 januari aan de secretaris een Excelbestand met de mutaties van het ledenbestand van het afgelopen jaar ten behoeve van het jaarverslag. In dit bestand staan vermeld de redenen van de mutatie (overlijden, verhuizing, opzegging, niet betalen contributie, e.d.). De secretaris vernietigt dit bestand op 1 april van het lopende jaar.

3.3       De ledenadministrateur verstrekt jaarlijks op 1 januari de persoonsgegevens van betrokkenen aan de coördinator van de Oudheidkamer in de vorm van een hard copy ten behoeve van de toegangscontrole bij lezingen. Deze lijst wordt na afloop van het betrokken jaar door de coördinator van de Oudheidkamer vernietigd.

3.4       De ledenadministrateur verstrekt jaarlijks in oktober de persoonsgegevens van de vrijwilligers aan de coördinatoren van de werkgroepen van de HKB in de vorm van een Excelbestand met het verzoek om eventuele mutaties te verwerken. De coördinatoren vernietigen dit bestand na afloop van het betrokken jaar.

3.5       De ledenadministrateur verstrekt zo vaak als een nieuwsbrief verschijnt de e-mailadressen aan de coördinator communicatie van de HKB in de vorm van een Excelbestand. Deze vernietigt na verzending van de nieuwsbrief dit bestand.

3.6       De personen aan wie de gegevens worden verstrekt, zoals bedoeld in de leden 1 tot en met 5 van dit artikel, is het niet toegestaan de gegevens aan derden, binnen of buiten de HKB, te verstrekken.

3.7       De ledenadministrateur verstrekt viermaal per jaar de persoonsgegevens, zoals genoemd in artikel 2.1 onder de letters b, c, d en i, aan drukkerij BakkerBaarn ten behoeve van de verzending aan betrokkenen van het tijdschrift Baerne. Met drukkerij BakkerBaarn is een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

 

4.         Bewaartermijnen

De HKB verwerkt en bewaart de persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap van betrokkenen. Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens maximaal nog één jaar bewaard. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

 

5.         Beveilgingsmaatregelen

5.1       De registratie van persoonsgegevens vindt plaats op een laptop van de HKB, die in bruikleen is gegeven aan de ledenadministrateur.

5.2       De toegang tot de laptop met de ledenregistratie is beveiligd met een wachtwoord en beveiligingsprogrammatuur. Het wachtwoord wordt minimaal vier keer per jaar gewijzigd.

5.3       Periodiek wordt door de ledenadministrateur van de persoonsgegevens een backup gemaakt, waarvan de toegang ook met een wachtwoord is beveiligd.

5.4       De persoonsgegevens worden nooit aan derden verstrekt voor wat voor doeleind dan ook. Een uitzondering hierop is ingevolge artikel 3.4 drukkerij BakkerBaarn, waarmee een verwerkingsovereenkomst is afgesloten.

 

6.         Inzagerecht, verwijdering, vragen en klachten

6.1       Bij de ledenadministrateur (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) kan betrokkene een verzoek indienen om zijn of haar persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. Ingeval van verwijdering eindigt automatisch het lidmaatschap van de HKB.

6.2       Betrokkene ontvangt binnen een maand na een verzoek, zoals bedoeld in artikel 6.1, antwoord op welke wijze zijn of haar verzoek is afgehandeld.

6.3       Indien betrokkene bezwaar wil maken of klachten heeft over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met de secretaris van het DB (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).

6.4       Eventuele andere vragen of opmerkingen over het privacybeleid van de HKB kunnen worden gericht aan de secretaris van de HKB (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).

 

7.         Procedure melden datalekken

7.1       Er is sprake van een datalek als door toedoen van een bestuurslid of vrijwilliger van de HKB, dan wel door de verwerker, zoals vermeld in de artikelen 3.4 en 5.4, persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.

7.2       Een datalek moet worden gemeld bij de voorzitter en de secretaris van het DB.

7.3       Het DB brengt in kaart welke persoonsgegevens zijn gelekt en wat de gevolgen voor de betrokkenen zijn.

7.4       Vervolgens wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De melding omvat in ieder geval:
a) de aard van de inbreuk;
b) de namen van de personen waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen;
c) een beschrijving van de geconstateerde en vermoedelijke gevolgen van de inbreuk;
d) de genomen of te nemen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken;
e) de melding wordt zo spoedig mogelijk door de secretaris, dan wel de voorzitter van de HKB gedaan.

 

8.         Bekendmaking en wijzigingen

8.1       Het privacybeleid van de HKB wordt via de website van de vereniging bekend gemaakt.

8.2       Wijzigingen in het privacybeleid van de HKB worden eveneens via de website van de vereniging bekend gemaakt.

 

Aldus vastgesteld door het bestuur van de HKB, Baarn 25 mei 2018.

 

(versie 08-05-2018)

 

Privacy statement Historische Kring Baerne

 

De Historische Kring Baerne (hierna: HKB) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen hier graag duidelijk en transparant over zijn. In dit privacy statement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de HKB. Ons privacybeleid is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming en is vastgelegd in het document ‘Protocol Privacybeleid Historische Kring Baerne’. Dit document is integraal opgenomen op de website van de HKB, zodat dit door eenieder te raadplegen is.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en telefoonnummer. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens.

 

Van wie verwerkt de HKB persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen die lid zijn van onze vereniging of die anderszins een relatie met ons hebben.

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Het dagelijks bestuur van de HKB is voor de verwerking van persoonsgegevens verantwoordelijk. De registratie van de gegevens van de leden vindt onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur plaats door de ledenadministrateur.

 

Waarvoor verwerkt de HKB persoonsgegevens?

Als u lid bent of wilt worden van onze vereniging en/of als vrijwilliger bij de HKB aan de slag wilt gaan hebben wij uw persoonsgegevens nodig. Met uw gegevens kunnen wij:

- nagaan of u uw contributie betaalt;

- ons tijdschrift Baerne bij u bezorgen;

- onze nieuwsbrieven aan u mailen (alleen als u heeft aangegeven dit op prijs te stellen).

 

Verwerkt de HKB ook bijzondere persoonsgegevens?

Nee, de HKB verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, dat zijn gevoelige gegevens over gezondheid, etnische achtergrond, strafrechtelijk verleden, etc.

 

Hoe gaat de HKB met uw persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging. Bij beëindiging van uw lidmaatschap worden uw gegevens maximaal nog één jaar bewaard.

 

Kunt u uw eigen persoonsgegevens inzien?

Ja, dat kan. U kunt bij de ledenadministrateur (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien. U wordt dan zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen een maand na ontvangst geïnformeerd.

 

 

Welke persoonsgegevens worden binnen de HKB uitgewisseld?

Het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) krijgt jaarlijks op 1 januari een ledenlijst.

De coördinatoren van de werkgroepen krijgen jaarlijks op 1 januari een lijst van de vrijwilligers van de betreffende werkgroep.

De coördinator communicatie krijgt periodiek een overzicht van de e-mailadressen van de leden die een nieuwsbrief willen ontvangen.

Drukkerij BakkerBaarn krijgt vier keer per jaar een lijst met de namen en adressen van de leden ten behoeve van de adressering en bezorging van het tijdschrift Baerne. Met deze externe verwerker is een verwerkingsovereenkomst aangegaan, waarin nadrukkelijk is bepaald dat de gegevens niet aan derden ter beschikking mogen worden gesteld, dan wel voor andere doeleinden mogen worden aangewend.

 

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is de HKB gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

 

Waar kunt u terecht met een vraag of klacht?

Vragen over de verwerking van persoonsgegevens kunt u stellen aan de secretaris van de HKB (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u eveneens op dit e-mailadres indienen.

 

Hoe kunt u op de hoogte blijven over het privacybeleid van de HKB?

Het privacybeleid van de HKB wordt via de website van de vereniging bekend gemaakt. Wijzigingen van het privacybeleid vindt u eveneens op deze website.